Ewidencja czasu pracy 2025: jak prowadzić kartę [+ wzór]

Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na umowie o pracę to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jej celem jest m.in. ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych.

W tym artykule wyjaśnię Ci, na czym polega ewidencja czasu pracy, co powinna zawierać i jak ją prawidłowo prowadzić. Otrzymasz też darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy do pobrania w Word, Excel i PDF.

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz CV teraz

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Przejdź do kreatora CV

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

Na początek zobacz, jak wygląda karta ewidencji czasu pracy:

Ewidencja czasu pracy 2025 — wzór Word, Excel i PDF do druku

• Karta ewidencji czasu pracy (wzór) — pobierz w programie Word

• Karta ewidencji czasu pracy (wzór) — pobierz w programie Excel

• Karta ewidencji czasu pracy (wzór) — pobierz jako PDF

Powyższy dokument służy do prowadzenia miesięcznej ewidencji czasu pracy. Za chwilę dowiesz się, jak go wypełnić, by był czytelny i zgodny z przepisami. 

1. Ewidencja czasu pracy pracownika — podstawowe informacje

Ewidencja czasu pracy to dokument, który zawiera informacje o czasie pracy zatrudnionego oraz liczbie dni wolnych od pracy, które wykorzystał. Może być prowadzona w dwóch formach: papierowej lub elektronicznej.

Obowiązek i cel prowadzenia ewidencji czasu pracy określa Kodeks pracy w art. 149:

Jak widzisz, prowadzenie karty ewidencji czasu pracy służy m.in. ustaleniu wysokości pensji należnej pracownikowi (np. za płatne nadgodziny). Powinna być ona wypłacana przynajmniej raz w miesiącu, dlatego najwygodniej jest prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy — nawet jeśli zatrudnia on tylko jedną osobę. Przysługuje więc wszystkim pracownikom bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór).

Pracodawca powinien też prowadzić uproszczoną ewidencję pracy na umowie zleceniu — jest to związane z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy z tytułu umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług.

Ponadto — jak pisze Państwowa Inspekcja Pracy — niedopełnienie tej formalności jest uważane za złamanie praw pracowniczych i może skończyć się grzywną w wysokości do 2000 lub nawet 30 000 zł. Natomiast fałszowanie ewidencji pracy grozi karą pozbawienia wolności na okres od 3 miesięcy do 5 lat (art. 271 Kodeksu karnego).

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Niektórzy pracodawcy popełniają błąd, prowadząc listę obecności zamiast tradycyjnej karty czasu pracy. Warto jednak pamiętać, że to dwa różne dokumenty. Dlaczego?

W przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, lista obecności potwierdza tylko przyjście i wyjście pracownika w danym dniu z pracy, a ponadto nie ma obowiązku jej prowadzenia. Jeśli to konieczne, listę obecności można więc z powodzeniem zastąpić np. elektronicznym czytnikiem kart przy wejściu do biura.

Nie musisz mieć doświadczenia w pisaniu CV. W kreatorze CV LiveCareer znajdziesz gotowe treści dla dowolnej branży i stanowiska, które wstawisz w CV jednym kliknięciem.

Stwórz CV teraz

2. Ewidencja czasu pracy — jak prowadzić i wypełniać kartę ewidencji czasu pracy?

Zakres, sposób i warunki prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według przepisów, w ewidencji pracownika powinny się znaleźć:

• liczba przepracowanych godzin
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
• liczba przepracowanych godzin w porze nocnej
• liczba godzin nadliczbowych
• dni wolne od pracy (z oznaczeniem tytułu ich udzielenia)
• liczba godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

W przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy albo otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, ewidencja czasu pracy może zostać uproszczona. W takim wypadku powinna zawierać informacje o:

• dniach wolnych ze wskazaniem tytułu ich udzielenia 
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną i roczną, przy czym przynajmniej raz w miesiącu — przed wypłatą wynagrodzenia — należy ją aktualizować.

Ponadto w karcie czasu pracy powinny znaleźć się czytelne oznaczenia. Najczęściej stosuje się te wymienione poniżej:

Zwolnienia od pracy w ewidencji czasu pracy

• BL — badania lekarskie
• SB — szkolenie BHP
• PP — na poszukiwanie pracy
• OP — opieka nad zdrowym dzieckiem
• UO — urlop okolicznościowy
• ZW — zwolnienie na wezwanie organów państwowych
• ZB — zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań
• ZO — zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
• SW — służba wojskowa. 

Usprawiedliwione nieobecności w ewidencji czasu pracy

• CH — chorobowe
• CD — chorobowe (opieka nad chorym dzieckiem)
• CR — chorobowe (opieka nad chorym członkiem rodziny)
• UW — urlop wypoczynkowy
• UB — urlop bezpłatny
• UŻ — urlop na żądanie
• UZ — urlop zaległy
• UM — urlop macierzyński
• UR — urlop rodzicielski
• WY — urlop wychowawczy
• UJ — urlop ojcowski
• UD — urlop dodatkowy
• US — urlop szkoleniowy
• WP — wyjście prywatne
• NP — nieobecność usprawiedliwiona płatna.

Dni wolne od pracy w ewidencji czasu pracy

• S — sobota
• N — niedziela
• Ś — święto
• WS — dzień wolny za pracę w sobotę
• WN — dzień wolny za pracę w niedziele
• WŚ — dzień wolny za pracę w święto
• W5 — dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
• WD — dzień wolny za późny powrót z delegacji
• WK — dzień wolny za oddanie krwi
• WH — dzień wolny harmonogramowy.

Tak wypełnioną ewidencję czasu pracy pracodawca musi przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres).

Zobacz też: Wniosek o urlop okolicznościowy [ślub, śmierć] — wzór, Czy pracodawca może badać alkomatem pracowników oraz Premia uznaniowa w umowie o pracę. Ile wynosi podatek?

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

Masz więcej pytań na temat ewidencji czasu pracy? Zadaj mi je w komentarzu, a ja spróbuję Ci pomóc.

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.