Ewidencja czasu pracy 2021: jak prowadzić kartę [+ wzór]

Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na umowie o pracę to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jej celem jest m.in. ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych.

 

W tym artykule wyjaśnię Ci, na czym polega ewidencja czasu pracy, co powinna zawierać i jak ją prawidłowo prowadzić. Otrzymasz też darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy do pobrania w Word, Excel i PDF.

 

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

 

Stwórz CV teraz

 

Stwórz profesjonalne CV teraz!

kreator cvNIE
kreator cvTAK

 

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

 

Na początek zobacz, jak wygląda karta ewidencji czasu pracy:

 

Ewidencja czasu pracy 2021 — wzór Word, Excel i PDF do druku

 

 

 

 

Powyższy dokument służy do prowadzenia miesięcznej ewidencji czasu pracy. Za chwilę dowiesz się, jak go wypełnić, by był czytelny i zgodny z przepisami. 

 

1. Ewidencja czasu pracy pracownika — podstawowe informacje

 

Ewidencja czasu pracy to dokument, który zawiera informacje o czasie pracy zatrudnionego oraz liczbie dni wolnych od pracy, które wykorzystał. Może być prowadzona w dwóch formach: papierowej lub elektronicznej.

 

Obowiązek i cel prowadzenia ewidencji czasu pracy określa Kodeks pracy w art. 149:

 

Art. 149 §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. 

 

§2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

 

Jak widzisz, prowadzenie karty ewidencji czasu pracy służy m.in. ustaleniu wysokości pensji należnej pracownikowi (np. za nadgodziny). Powinna być ona wypłacana przynajmniej raz w miesiącu, dlatego najwygodniej jest prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy.

 

Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy — nawet jeśli zatrudnia on tylko jedną osobę. Przysługuje więc wszystkim pracownikom bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór).

 

Pracodawca powinien też prowadzić uproszczoną ewidencję pracy na umowie zleceniu — jest to związane z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy z tytułu umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług.

 

Ponadto — jak pisze Państwowa Inspekcja Pracy — niedopełnienie tej formalności jest uważane za złamanie praw pracowniczych i może skończyć się grzywną w wysokości do 2000 lub nawet 30 000 zł. Natomiast fałszowanie ewidencji pracy grozi karą pozbawienia wolności na okres od 3 miesięcy do 5 lat (art. 271 Kodeksu karnego).

 

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

 

Niektórzy pracodawcy popełniają błąd, prowadząc listę obecności zamiast tradycyjnej karty czasu pracy. Warto jednak pamiętać, że to dwa różne dokumenty. Dlaczego?

 

W przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, lista obecności potwierdza tylko przyjście i wyjście pracownika w danym dniu z pracy, a ponadto nie ma obowiązku jej prowadzenia. Jeśli to konieczne, listę obecności można więc z powodzeniem zastąpić np. elektronicznym czytnikiem kart przy wejściu do biura.

 

Nie musisz mieć doświadczenia w pisaniu CV. W kreatorze CV LiveCareer znajdziesz gotowe treści dla dowolnej branży i stanowiska, które wstawisz w CV jednym kliknięciem.

 

Stwórz CV terazkreator cv

 

2. Ewidencja czasu pracy — jak prowadzić i wypełniać kartę ewidencji czasu pracy?

 

Zakres, sposób i warunki prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według przepisów, w ewidencji pracownika powinny się znaleźć:

 

  • liczba przepracowanych godzin
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • liczba przepracowanych godzin w porze nocnej
  • liczba godzin nadliczbowych
  • dni wolne od pracy (z oznaczeniem tytułu ich udzielenia)
  • liczba godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
  • rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

 

W przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy albo otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, ewidencja czasu pracy może zostać uproszczona. W takim wypadku powinna zawierać informacje o:

 

  • dniach wolnych ze wskazaniem tytułu ich udzielenia 
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

 

Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną i roczną, przy czym przynajmniej raz w miesiącu — przed wypłatą wynagrodzenia — należy ją aktualizować.

 

Ponadto w karcie czasu pracy powinny znaleźć się czytelne oznaczenia. Najczęściej stosuje się te wymienione poniżej:

 

Zwolnienia od pracy w ewidencji czasu pracy

 

  • BL — badania lekarskie
  • SB — szkolenie BHP
  • PP — na poszukiwanie pracy
  • OP — opieka nad zdrowym dzieckiem
  • UO — urlop okolicznościowy
  • ZW — zwolnienie na wezwanie organów państwowych
  • ZB — zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań
  • ZO — zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
  • SW — służba wojskowa. 

 

Usprawiedliwione nieobecności w ewidencji czasu pracy

 

 

Dni wolne od pracy w ewidencji czasu pracy

 

  • S — sobota
  • N — niedziela
  • Ś — święto
  • WS — dzień wolny za pracę w sobotę
  • WN — dzień wolny za pracę w niedziele
  • — dzień wolny za pracę w święto
  • W5 — dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
  • WD — dzień wolny za późny powrót z delegacji
  • WK — dzień wolny za oddanie krwi
  • WH — dzień wolny harmonogramowy.

 

Tak wypełnioną ewidencję czasu pracy pracodawca musi przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres).

 

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

 

Stwórz list motywacyjny teraz

 

kreator listu motywacyjnego

 

Masz więcej pytań na temat ewidencji czasu pracy? Zadaj mi je w komentarzu, a ja spróbuję Ci pomóc.

Oceń ten artykuł: ewidencja czasu pracy
Średnia: 5 (3 oceny)
Dziękujemy za ocenę naszego artykułu!
Żaneta Spadło

Żaneta Spadło

O autorze

Dziennikarka i redaktorka, ekspertka ds. kariery w LiveCareer. Doradza m.in. w kwestii szukania pracy, przygotowania do rozmów kwalifikacyjnych oraz pisania CV i listów motywacyjnych. Jest przekonana, że profesjonalizmu można się nauczyć. Jej cel? Pomóc Ci znaleźć pracę, dzięki której osiągniesz spełnienie zawodowe.

Chcesz stworzyć skuteczne CV?

Wypróbuj kreator CV za darmo