Autoresponder: jak ustawić i co napisać? Przykłady

Wyjeżdżasz na urlop, chorujesz, a może masz natłok spotkań i potrzebujesz się skupić. Tymczasem Twoja skrzynka mailowa pęka w szwach, a klienci i współpracownicy czekają na odpowiedź. Ten problem pomoże Ci rozwiązać autoresponder.

Dlatego w tym artykule dowiesz się, czym jest autoresponder oraz jak go ustawić i wyłączyć. Zobaczysz też gotowe przykłady automatycznych wiadomości na różne okazje, które możesz skopiować i uzupełnić.

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz CV teraz

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Przejdź do kreatora CV

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

Te poradniki też mogą Cię zainteresować:

• Podziękowanie za współpracę po odejściu z pracy [wzór]
• „Z góry dziękuję” [też po angielsku]
• Co napisać w mailu z CV?
• Kilka słów o sobie na rozmowie o pracę
• Elevator pitch: przykłady

Na początku pokażę Ci przykładową treść autorespondera.

Autoresponder — przykład informacji o urlopie

Autoresponder o zwolnieniu lekarskim lub ciąży — wzór

Autoresponder po angielsku — przykład

Dobre podsumowanie zawodowe w CV potrafi przekonać rekrutera. Nie musisz nic wymyślać od nowa: wybierz podsumowanie napisane przez ekspertów i dostosuj do siebie w kreatorze CV LiveCareer.

Stwórz CV teraz

1. Autoresponder — co to jest i czemu służy?

Autoresponder jest to automatyczna odpowiedź wysyłana w odpowiedzi na wiadomość e-mail lub inne formy kontaktu (np. poprzez formularz, komunikator). Jego głównym celem jest poinformowanie nadawcy, że otrzymałeś jego wiadomość, ale z różnych przyczyn nie możesz odpowiedzieć od razu.

W pracy autoresponder to bardzo przydatne narzędzie — pomaga zadbać o komfort klienta, a osobie nieobecnej daje pewność, że wiadomości „nie przepadną”. Szybka i profesjonalna odpowiedź na maile to również istotny element Twojej autoprezentacji, ponieważ buduje Twój profesjonalny wizerunek — tym bardziej, że umiejętności komunikacyjne są w pracy bardzo istotne.

Napisanie treści autorespondera jest stosunkowo proste — wystarczą 3 lub 4 zdania. Taka wiadomość może zawierać m.in.:

• potwierdzenie odbioru maila lub zamówienia
• informację o Twojej nieobecności (np. o urlopie wypoczynkowym lub macierzyńskim)
• przewidywany czas odpowiedzi
• dane kontaktowe do osoby, która wypełnia Twoje obowiązki w trakcie Twojej nieobecności
• link do odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ)
• zwroty grzecznościowe, które świadczą o Twojej uprzejmości.

Jednak w dzisiejszych czasach nie musisz pisać autorespondera samodzielnie. Podobnie jak 23% polskich użytkowników AI, do napisania maila możesz wykorzystać narzędzia sztucznej inteligencji:

• ChatGPT
• Gemini
• Microsoft Copilot.

Jedna z analiz wykazała, że automatyczne generowanie spersonalizowanych odpowiedzi na wiadomości e-mail jest możliwe i obiecujące, bo modele AI uczą się pewnych cech stylu wypowiedzi użytkownika.

Oczywiście — tak wygenerowana treść autorespondera będzie wymagała Twojej ingerencji: redakcji, korekty i sprawdzenia danych.

2. Jak ustawić autoresponder?

W zależności od tego, z jakiego programu pocztowego lub platformy korzystasz, sposób ustawienia autorespondera będzie inny. Jednak zazwyczaj cały proces sprowadza się do kilku prostych kroków:

1. Zaloguj się do swojej skrzynki e-mail lub panelu użytkownika.
2. Przejdź do ustawień konta lub zakładki „Automatyczne odpowiedzi” / „Autoresponder”.
3. Włącz funkcję autorespondera.
4. Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia automatycznych odpowiedzi (jeśli jest taka opcja).
5. Napisz treść wiadomości, która będzie wysyłana automatycznie.
6. Zapisz zmiany.
   
   

Tak włączony autoresponder warto przetestować. W tym celu wyślij na swoją skrzynkę testową wiadomość e-mail i sprawdź, czy otrzymasz automatyczną odpowiedź. I upewnij się, że nie zawiera ona literówek ani innych błędów.

A to linki do przewodników dla różnych aplikacji:

• Jak ustawić autoresponder w Outlooku 365
• Jak ustawić autoresponder Outlook na telefonie
• Jak ustawić autoresponder w Thunderbird
• Jak ustawić autoresponder w Gmail
• Jak ustawić autoresponder Allegro
• Jak ustawić autoresponder w Cyber Folks
• Jak ustawić autoresponder na Whatsapp.

3. Jak wyłączyć autoresponder?

Wyłączenie autorespondera jest równie proste jak jego włączenie — i warto o tym pamiętać, aby uniknąć wysyłania nieaktualnych i mylących wiadomości po powrocie do pracy.

W większości aplikacji autoresponder działa w określonym przedziale czasowym, który ustawiasz przy jego aktywacji. Gdy ten czas minie, automatyczne odpowiedzi przestaną się wysyłać.

Ale jeśli chcesz wyłączyć autoresponder wcześniej, możesz to zrobić ręcznie:

1. Zaloguj się do swojej skrzynki e-mail lub panelu użytkownika.
2. Przejdź do ustawień konta lub sekcji „Automatyczne odpowiedzi” / „Autoresponder”.
3. Znajdź aktywny autoresponder i wyłącz go jednym kliknięciem (przesuwając suwak lub odznaczając opcję).
4. Zapisz zmiany.

Na koniec upewnij się, czy autoresponder na pewno został wyłączony — dzięki temu unikniesz wielu nieporozumień z klientami i współpracownikami.

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

Już wiesz, jak ustawić autoresponder na swoim telefonie lub komputerze oraz co możesz napisać w takiej wiadomości. Powodzenia!

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.