Lista obecności pracownika 2025 — wzór PDF i jak wypełnić

Chociaż pewnie nie jesteś już w szkole, firma może wymagać od Ciebie podpisywania listy obecności pracownika. W przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy nie jest to obowiązkowe i skodyfikowane, ale w wielu przedsiębiorstwach nadal funkcjonuje.

W tym artykule znajdziesz wzór listy obecności pracownika, dowiesz się, jak ją wypełnić i jakie dane trzeba w niej podać. Przeczytasz również, jak tę kwestię reguluje polski Kodeks pracy.

Stwórz skuteczne CV w kilka minut. Wybierz profesjonalny szablon CV i szybko wypełnij wszystkie sekcje CV dzięki gotowym treściom do wstawienia i wskazówkom ekspertów.

Stwórz CV teraz

Stwórz profesjonalne CV teraz!

NIE

TAK

Przejdź do kreatora CV

Kreator CV online LiveCareer to narzędzie, w którym najszybciej stworzysz profesjonalne CV i pobierzesz je jako PDF lub DOC.

1. Na czym polega i jak wygląda lista obecności pracownika? Wzór w PDF

Zgodnie z Kodeksem pracy, prowadzenie listy obecności pracowników zależy od pracodawcy i nie jest obowiązkowe — dlatego też nie ma jednego określonego wzoru i sposobu na jej prowadzenie. Nie należy też mylić jej z ewidencją czasu pracy, która w każdej firmie jest obowiązkowa, a za jej brak pracodawca może ponieść karę (grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł).

Lista obecności pracownika służy po prostu do potwierdzenia jego przybycia na miejsce pracy i godzinę jej rozpoczęcia oraz zakończenia.

Najczęściej więc wystarczy prosta tabela z datami, imionami i nazwiskami pracowników, miejscem na ich podpis oraz imieniem, nazwiskiem i podpisem ich przełożonego, np. taka:

Lista obecności — wzór:

Jeśli potrzebujesz takiego wzoru listy obecności pracownika w PDF, pobierzesz go pod tym linkiem.

Niektórzy pracodawcy prowadzą osobne miesięczne listy obecności dla jednego pracownika. Taki dokument może wyglądać np. w ten sposób:

Wzór — lista obecności pracownika miesięczna

Tak wzór miesięcznej listy obecności pracownika w PDF pobierzesz, klikając w ten link.

Oczywiście obecnie, w dobie cyfryzacji, wielu pracodawców rezygnuje z tradycyjnej, papierowej listy obecności na rzecz rozwiązań elektronicznych. Może być to po prostu wewnętrzny firmowy system, specjalna platforma lub też odbijanie karty przy wejściu do biura, a nawet po prostu zgłoszenie się do przełożonego rano i ustne potwierdzenie przybycia. 

To zresztą z pewnością będzie się dynamicznie zmieniało, wraz z rosnącą popularnością pracy z domu (zwłaszcza podczas pandemii COVID-19), pracy zdalnej i coraz szerszych możliwości zarabiania przez internet. 

Dobre podsumowanie zawodowe w CV potrafi przekonać rekrutera. Nie musisz nic wymyślać od nowa: wybierz podsumowanie napisane przez ekspertów i dostosuj do siebie w kreatorze CV LiveCareer.

Stwórz CV teraz

2. Czy lista obecności pracownika jest potrzebna?

W Polskim Kodeksie pracy, a dokładniej artykule 104(1), możemy przeczytać, że jednym z obowiązków pracodawcy jest przedstawienie wszystkim pracownikom regulaminu funkcjonowania firmy, w tym: przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. 

Sam pewnie przyznasz, że to dość enigmatyczny zapis. Nie nakłada on na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników — wiemy, że nie robiąc tego, nie poniesie żadnych prawnych konsekwencji.

Z tego prawa wynika również, że to, w jaki sposób prowadzona będzie lista obecności pracowników, zależy tylko i wyłącznie od preferencji pracodawcy. 

Co również istotne ze względu na przepisy RODO, lista obecności pracownika nie powinna zawierać przyczyny nieobecności danego dnia w pracy. Jak sama nazwa wskazuje, służy wyłącznie do potwierdzenia, czy pracownik danego dnia podjął pracę. 

Dlatego też do listy obecności pracowników nie powinny mieć dostępu osoby spoza danej firmy i nieuprawnieni pracownicy. Dla bezpieczeństwa pracodawca powinien przechowywać ją przez 3 lata od rozwiązania umowy o pracę. 

Natomiast jeśli zdecyduje się prowadzić listę obecności, może ona pomóc w rozliczaniu czasu pracy, a co z tym związane — ustalaniu miesięcznego wynagrodzenia, wyliczaniu nadgodzin itp.

Twój list motywacyjny napisze się sam — jeśli skorzystasz z kreatora listu motywacyjnego LiveCareer. Wybierz profesjonalny szablon, odpowiedz na kilka prostych pytań, a program jednym kliknięciem wygeneruje dla Ciebie profesjonalny list do pracy.

Stwórz list motywacyjny teraz

Przejdź do kreatora listu

Zobacz też wzór listu motywacyjnego dla swojego zawodu.

Jak sprawdzamy treści na LiveCareer?

Nasz zespół sprawdził ten artykuł pod kątem zgodności z procesem redakcyjnym LiveCareer.pl. Dzięki temu porady naszych ekspertów są spójne z aktualnymi standardami i trendami w pisaniu CV oraz listów motywacyjnych. Zaufało nam już ponad 10 milionów kandydatów, którym pomogliśmy zdobyć wymarzoną pracę. Przygotowanie każdego z artykułów jest poprzedzone uważną analizą dostępnych raportów i badań, aby nasze treści odpowiadały na aktualne potrzeby rynku pracy.